费用管控解决方案
一、方案概述
费用控制解决方案主要是处理内部员工日常费用申请、借款、报销业务,以及在报销时的费用控制。
二、方案整体架构图
三、方案价值
由于每家客户的要求与管理不同,如下列举了常见的3种应用模式的流程与相关解决方案说明
1.直接报销模式
业务描述
▲员工发生费用,垫付款项
▲员工根据原始凭证填写报销单
▲各级主管经理审批
▲财务审核,并对报销金额进行确认或者调整
▲出纳根据审核通过的报销单,按照最终确认的报销金额执行付款
▲出纳登记日记账
▲会计制单
业务流程图
◎解决的需求点:
●手工报销,审批过程时间长,影响工作效率;
●报销标准控制不力;
●预算控制刚性不足,或无法实现刚性和柔性的结合;
●异地办事机构常住出差人员,报销成本高,资金无法及时到账,影响业务正常运行。
2.先预借现金/支票,后报销模式
业务描述
①预借现金报销 ②预借现金报销
⑴员工在办理业务前借款,填借款单;
⑵各级主管经理审批
⑶财务审核,并对借款金额进行确认或者调整,或对支票金额或者限额进行确认或者调整
⑷出纳付款,或开具支票,出纳登记支票登记簿
⑸出纳登记日记账
⑹会计制单,借记其他应收款
⑺员工办理业务,取得原始凭证;根据原始凭证到填写报销单
⑻各级主管经理审批
⑼财务审核
⑽出纳结算,核销借款或报销支票
⑾出纳收款或者付款,并登记日记账
⑿会计制单,借记费用,贷记其他应收款或资金科目
业务流程图
◎解决的需求点:
◆借款信用无法控制,报销不及时,员工占用资金,造成浪费;
◆借款催缴成本高;
◆手工报销,审批过程时间长,影响工作效率;
◆报销标准控制不力;
◆预算控制刚性不足,或无法实现刚性和柔性的结合;
◆异地办事机构常住出差人员,报销成本高,资金无法及时到账,影响业务正常运行。
3.先费用申请,然后依据申请预借现金/支票,最后报销的模式
业务描述
■员工在发生费用前,先填写费用申请
■各级主管经理审批
■财务审核,并对申请金额进行确认或者调整
■借款流程,需要指定对应的费用申请单
■报销流程,需要指定对应的费用申请单,如果核销借款,只能核销相同费用申请的借款单
业务流程图
⊙解决的需求点
●无法做到事前防范业务风险;
●重要事项,待具体执行时,预算已经用尽;
●借款信用无法控制,报销不及时,员工占用资金,造成浪费;
●借款催缴成本高;
●手工报销,审批过程时间长,影响工作效率;
●报销标准控制不力;
●预算控制刚性不足,或无法实现刚性和柔性的结合;
●异地办事机构常住出差人员,报销成本高,资金无法及时到账,影响业务正常运行。